¿Cuantas veces se ha enterado de que hay un nuevo proyecto en la empresa? Uno de tipo operacional, estratégico, financiero, el que sea. ¿Cuantas veces le han invitado a participar en él y una vez integrado al equipo de trabajo se da cuenta de que todo urge, que tiene poca información, que no le alcanza el tiempo y mucho menos el presupuesto? ¿Y después, al participar en otro proyecto, pensando que todo será mejor y diferente, se da cuenta que la situación es igual?
Para un óptimo manejo de la situación, primero tenemos que entender que un proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un producto o servicio único. Aunque cada proyecto es diferente, tienen características comunes, como son un objetivo, un programa, recursos, estructura organizacional, ciclo de vida, interdependencias, sistemas de información y control, etc.
También, debemos entender que su dirección implica utilizar todos nuestros conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas para que las actividades que emprendamos lleven al objetivo deseado.
El buen manejo dependerá de cómo integremos nuestros grupos de procesos considerando el alcance, los tiempos, el costo-beneficio, los riesgos y complementándolos con los recursos humanos, la manera de dirigir las comunicaciones, la calidad y las negociaciones. Considerando que los grupos de procesos, a lo largo del ciclo de vida de nuestro proyecto, nos proporcionarán la información o actividades necesarias a realizar, deberíamos estructurarlos de la siguiente manera:
Iniciación. Identificar la necesidad que nos lleva a generar un servicio o producto.
Planeación. Dedicar el tiempo suficiente para poder identificar y planificar el curso de acción a seguir para lograr el objetivo y alcance establecidos. Una buena planeación nos puede ayudar a alcanzar el éxito, mientras que una mala planeación dificultará el proceso.
Ejecución. Integrar el equipo de trabajo y los recursos para llevar a cabo las actividades planeadas.
Monitoreo y Control. Asegurar que se cumpla el objetivo y el alcance del plan de trabajo a través de indicadores que nos permitan identificar las variaciones del mismo y tomar las acciones que sean necesarias.
Cierre. Formalizar la finalización de las actividades de una fase o del proyecto mismo, para llevarlo a su fin de manera ordenada, evitando la necesidad de actividades adicionales o reprocesos.
El éxito de nuestros proyectos implica la utilización efectiva de herramientas existentes en el mercado que facilitan el avance, la apertura a dar y recibir críticas en la dirección del proyecto, la receptividad a nuevos procedimientos, como es conocer estándares internacionales, llevar una buena administración del tiempo y ser eficaces en la realización de reuniones.
También para lograr alcanzar el éxito debemos evitar:
- actuar precipitadamente ante problemas pequeños
- reprogramar con demasiada frecuencia las actividades
- alcanzar los hitos en el tiempo, ignorando la calidad
- revisar constantemente la parte administrativa, olvidando la dirección del proyecto
- realizar micro-administración, en lugar de dirigir
- utilizar nuevas herramientas sin conocerlas
- dar seguimiento de forma intermitente a los avances.
Si trabajamos con una cultura de proyectos, éstos, cualquiera que sea su naturaleza, serán mucho menos complejos o difíciles de administrar. Por ejemplo, debemos estar conscientes de que una buena planeación es indispensable. Existen estudios realizados por asociaciones internacionales expertas en este campo, que demuestran que trabajar con una cultura de proyectos adecuada permite aumentar la productividad, llevar un mejor control y seguimiento, seleccionar prioridades, así como utilizar mejor utilización al capital humano.
El reto no sólo es alcanzar los objetivos sin desviarnos, es también desarrollar una cultura que integre a todas las áreas del negocio, de forma tal que se esté mejor preparado para cuando el futuro nos presente nuevas oportunidades de poner en práctica lo aprendido. Es decir, entrar en un proceso de mejora continua con base en la experiencia adquirida en cada ocasión. Así, mejoraremos por ejemplo, la formulación y control de presupuestos, cumpliremos con los costos asignados y en suma, podremos contar con mejor información para la toma de decisiones en proyectos que beneficien a la organización.