Que es una Fuerza de Ventas Automatizada --- Conceptos para #Emprendedores

La fuerza de ventas automatizadas es todo aquel sistema de información usado en mercadotecnia y en administración que automatiza algunas funciones de ventas y de administración. Se combina con frecuencia con un sistema de información de mercancia, en cuyo caso se denomina sistema CRM (Customer Relationship Management). Son las herramientas con las que se cuenta para llegar a los clientes potenciales.

Las ventas de una empresa es el conjunto de recursos (humanos o materiales) que se dedican directamente a tareas íntimamente relacionadas con ella. La disciplina administrativa encargada de organizar esos recursos es la dirección de ventas. Por tanto, la dirección de ventas se dedica a definir estratégicamente la función y objetivos de la fuerza de ventas, crear el plan de ventas e implantarlo, seleccionar a las personas del equipo, formarlas, remunerarlas, ofrecerles incentivos, controlarlas y adoptar las medidas de reconducción necesarias para la consecución del objetivo.

La fuerza de ventas debe estar integrada en un plan integral de mercadotecnia para ayudar a mejorar la contribución de la mercadotecnia en la empresa y que la información fluya desde el mercado a la empresa y viceversa.

Las nuevas tecnologías han hecho que el control manual derive hacia nuevos sistemas de gestión, reporte y administración de la actividad, tales como el CRM.

Los Sistemas de Automatización de Fuerza de Ventas (SFA, Sales Force Automation Systems), generalmente una parte del sistema de gestión de clientes (CRM) de la compañía, es un sistema que automáticamente archiva todas las etapas en un proceso de venta. Los SFA incluyen un sistema de administración de contactos, el cual rastrea todo contacto que se haya realizado con un determinado cliente, el propósito del contacto, y cualquier seguimiento que fuera necesario. Esto asegura que no se dupliquen los esfuerzos de ventas, eliminando el riesgo de irritar a los clientes. Los SFA también incluyen un sistema primario de seguimiento de ventas, el cual lista potenciales clientes a través de listas de teléfonos pagos, o clientes de productos relacionados. Otros elementos de un sistema de fuerza de ventas pueden incluir pronósticos de ventas, administración de órdenes y conocimiento del producto. Los SFA más desarrollados tienen características en las cuales los clientes pueden llegar a modelar el producto para acomodarse a sus necesidades a través de sistemas de construcción de productos en línea. Esto se está popularizando en la industria automotriz, en la que los patrones pueden personalizar varias características tales como el color y el interior del vehículo.

Una parte fundamental de cualquier sistema SFA es la amplia integración de la compañía entre sus diferentes departamentos. Si no se adoptan e integran adecuadamente los sistemas de Fuerza de Ventas, por falta de comunicación, podría pasar que varios departamentos contactaran con el mismo cliente y por el mismo motivo. Para mitigar este riesgo, el SFA debe integrarse completamente en todos los departamentos que se encargan de administrar el servicio de atención al cliente.
Herramientas para Administrar una Fuerza de Ventas

Más allá de llevar un control en un equipo de ventas y buscar impulsar solo vender, existen herramientas o técnicas para poder Desarrollar las ventas, pero para esto primero hay que poder medir cada paso e interpretarlo, por ejemplo la herramienta llamada Control Análisis y Desarrollo de Técnicas de Venta (CADT-V), en donde primero se lleva un Control de la Actividad, desde la prospección hasta el cierre, y se va Analizando la efectividad en porcentaje de cada paso de la labor y al final Desarrollar o Mejorar las capacidades del equipo.

Con lo anterior se busca no solo exigir el vender, es también capacitar y saber cómo mejorar el desempeño de cada vendedor. la fuerza de ventas no es el único depto. encargado de vender de la empresa. Supongamos que de la fuerza de ventas inician el mes con 30 prospectos, de ahí precalifican o perfilan a 20, se consiguen citas a 15 y de las presentaciones efectuadas se consiguen 4 ventas. De lo anterior, cada vendedor o equipo de ventas tendrá resultados distintos y al poder comparar sabremos cuál es el área a desarrollar, en donde puede ser el cómo se efectúa la cita telefónica, cómo se desarrollan las presentaciones, si el perfil escogido fue el adecuado, si los cierres de venta son los adecuados o son forzados, etc.

La primera tarea que debe realizar un Responsable Comercial es organizar su equipo y planificar las líneas maestras de su gestión comercial. Es la que permite ordenar las actividades de un grupo de vendedores de una determinada empresa, también ayuda para mejorar las ventas y alcanzar los objetivos planeados. La fuerza de venta está formada por el grupo de vendedores de una empresa u organización. Por lo tanto Es necesario plantearse un estudio minucioso de la actividad comercial: cuántos clientes hay y dónde están, qué objetivos deben alcanzarse, qué equipo comercial se necesita y de qué recursos dispone la empresa. El objetivo no es otro que el de lograr una organización comercial eficaz y eficiente, alcanzando así los objetivos comerciales de la forma más rentable. Mediante el estudio de las variables comerciales que afectan a la gestión de venta, organizaremos nuestra fuerza de ventas con los recursos que asignemos, pero teniendo en cuenta que estos recursos deben permitir a la fuerza de venta llegar a los objetivos marcados.

Una de las fórmulas más utilizadas al organizar nuestra fuerza de venta, reside sobre el aspecto fundamental: ¿Cómo debe/necesita ser atendido nuestro cliente?

Hay múltiples formas de organizar nuestro equipo de ventas:

- Zona Geográficas - Tipo de Productos - Mercado - Clientes - Funciones - Multiple

Así como establecer rutas de trabajo, bien en visitas periódicas con una frecuencia preestablecida para todos los clientes o distinta según el tipo de cliente.

Principales objetivos de la correcta organización y gestión de la fuerza de venta:

- Proporcionar al Responsable Comercial las claves para organizar la fuerza de venta de una forma coherente y rentable.

- Incrementar el rendimiento de los equipos sin rutas de trabajo en función de las variables más significativas de su gestión.

- Conseguir una correcta planificación de las rutas para que sean viables.